现在档案数字化系统越来越多，但是，在使用这类型的系统时候如果不注意相关问题，就可能会给自己带来很多麻烦，也因为这样，有的人会问：档案数字化系统使用注意事项有哪些呢？接下来就来对相关的注意事项做了解，希望大家看完以后能学会正确操作相关系统。

怎么防止资料丢失

传统的纸质档案容易被破坏或者变得模糊，甚至可能会出现资料丢失，而个人网盘则容易出现无法追溯内容或者资料泄露等等情况，所以，档案数字化系统从多个方面着手帮助解决档案管理当中的难题，为了避免资料丢失，它有专门的权限管理、加密处理以及访问日志，这样可以确保达到好的追踪效果，大家在使用档案数字化系统时候一定要注意根据情况开通权限，否则就会因为自己随便开通权限导致资料丢失的可能性增大，不过，因为它有备份，所以，就算出现资料丢失，也可以通过备份信息找到对应的资料。

如何减少管理难度

了解过传统档案管理的朋友都知道，传统的管理方法资料繁杂，找寻资料难度大，而且，档案跨部门调取需要的时间非常长，有了档案数字化系统以后则能解决这样的问题，不过，为了让档案管理效果更好和降低管理难度，建议大家使用档案数字化系统时候发现有漏录的内容一定要及时加进去，除此以外，大家也要注意把错误信息及时纠正过来，这样才能让档案管理的难度降低，如果需要跨部门调取对应的档案，管理人员也要注意先对档案进行加密处理，这样才能降低档案被泄露的风险。

如何避免操作不便

有的人可能在刚刚使用档案数字化系统时候会发现操作不方便，之所以会出现这种情况，是因为他们本身对系统不熟练，不知道应该怎么做才能轻松找到自己需要找的内容，如果出现这种情况，建议先对新手进行培训，经过培训以后再根据实际情况使用软件，这样可以降低操作错误的可能性，不过，现在航星永志的软件有提醒功能，如果发现操作人员操作错误会给出提醒，并且及时纠正错误。

以上就是档案数字化系统使用应该要注意的问题简单说明，如果希望自己在使用这类型的系统时候能避免不必要的麻烦，那么，建议大家一定要根据实际情况选择靠谱的系统，同时也要根据情况对员工进行培训。